Van laptop tot server: zo breng je alle IT-hardware in kaart

In vrijwel iedere organisatie staan tientallen, honderden of soms duizenden IT-apparaten. Laptops, desktops, monitors, smartphones, printers, servers en netwerkapparatuur vormen samen een belangrijk onderdeel van de IT-omgeving. Maar weet je ook precies welke apparaten aanwezig zijn, waar ze zich bevinden en wie ze gebruikt?

Een actueel overzicht van alle IT-hardware helpt organisaties om grip te houden op hun apparatuur. In dit artikel lees je hoe je IT-hardware systematisch in kaart brengt en welke gegevens daarbij belangrijk zijn.

Waarom IT-hardware inventariseren?

Zonder betrouwbaar overzicht is het lastig om IT-apparatuur goed te beheren. Apparaten kunnen worden vervangen, verplaatst, uitgeleend of buiten gebruik gesteld zonder dat de administratie wordt bijgewerkt.

Een goede inventarisatie geeft antwoord op vragen zoals:

• Welke IT-apparaten zijn binnen de organisatie aanwezig?
• Waar bevindt ieder apparaat zich?
• Wie gebruikt een laptop, smartphone of ander toestel?
• Welke apparatuur is actief en welke is buiten gebruik?
• Welke hardware moet binnenkort worden vervangen?
• Welke apparaten vallen nog onder garantie of een onderhoudscontract?

Een overzichtelijke registratie maakt het bovendien eenvoudiger om kosten, beveiliging en de levenscyclus van apparatuur te beheren.

Welke IT-hardware moet je registreren?

Een hardware-inventaris hoeft zich niet te beperken tot computers. Afhankelijk van de organisatie kan het overzicht verschillende soorten apparatuur bevatten.

Laptops en desktops

Werkstations vormen vaak het grootste deel van de IT-hardware. Registreer bijvoorbeeld het merk, model, serienummer, aankoopdatum, gebruiker en locatie.

Monitors en randapparatuur

Ook monitors, dockingstations, toetsenborden en andere apparatuur kunnen onderdeel zijn van de inventaris. Vooral bij grotere organisaties kan het lastig zijn om bij te houden welke apparatuur aan welke medewerker is toegewezen.

Mobiele apparaten

Smartphones en tablets verdienen extra aandacht. Ze worden vaak buiten het kantoor gebruikt en kunnen daardoor eenvoudiger uit het zicht van de IT-afdeling raken.

Servers en netwerkapparatuur

Servers, switches, routers, access points en andere netwerkcomponenten zijn eveneens belangrijke assets. Hierbij zijn onder meer locatie, configuratie, serienummer en technische specificaties relevant.

Printers en andere apparatuur

Ook printers, scanners, vergaderapparatuur en gespecialiseerde IT-apparatuur kunnen worden opgenomen. Welke categorieën je registreert, hangt af van de omvang en complexiteit van de IT-omgeving.

Welke gegevens leg je per apparaat vast?

Een hardware-inventaris is pas echt bruikbaar wanneer je per apparaat voldoende informatie registreert. De exacte gegevens verschillen per type hardware, maar een basisregistratie kan onder meer bestaan uit:

• Type apparaat
• Merk en model
• Serienummer
• Assetnummer
• Aankoopdatum
• Aankoopprijs
• Leverancier
• Garantieperiode
• Huidige gebruiker
• Locatie
• Status van het apparaat
• Datum van ingebruikname
• Geplande vervangingsdatum

Door deze informatie centraal te registreren, ontstaat een veel completer beeld van de hardware binnen de organisatie.

Begin met een volledige inventarisatie

De eerste stap is het vaststellen van welke hardware momenteel aanwezig is. Daarbij kun je verschillende bronnen gebruiken. Denk aan bestaande lijsten, aankoopgegevens, gegevens uit endpoint management en fysieke controles.

Het is belangrijk om niet alleen te kijken naar apparaten die volgens de administratie aanwezig zouden moeten zijn. Controleer ook of deze apparaten daadwerkelijk aanwezig en in gebruik zijn. Zo ontdek je verschillen tussen de administratieve gegevens en de werkelijke situatie.

Meer informatie over het systematisch vastleggen van IT-apparatuur vind je in de uitleg over hardware-inventaris van ITAM Consult.

Controleer de gegevens regelmatig

Een inventarisatie is geen eenmalige actie. IT-hardware verandert voortdurend. Nieuwe laptops worden aangeschaft, oude apparaten worden afgevoerd en medewerkers wisselen van toestel.

Daarom is het belangrijk om de geregistreerde informatie regelmatig te controleren en bij te werken. Een apparaat dat bijvoorbeeld van medewerker of locatie verandert, moet ook in de administratie worden aangepast.

Gebruik een centrale registratie

Een eenvoudige spreadsheet kan voor een kleine organisatie voldoende zijn om een eerste overzicht te maken. Naarmate het aantal apparaten groeit, wordt het echter steeds belangrijker om informatie centraal en gestructureerd te beheren.

Een centrale registratie voorkomt dat verschillende afdelingen met hun eigen lijsten werken. Bovendien kunnen gegevens over hardware worden gekoppeld aan andere informatie die relevant is voor het beheer van IT-assets.

Maak onderscheid tussen actieve en afgeschreven hardware

Niet alle geregistreerde apparatuur is daadwerkelijk in gebruik. Een goede inventaris maakt daarom onderscheid tussen bijvoorbeeld actieve apparaten, apparaten in voorraad, apparaten die gerepareerd worden en apparatuur die buiten gebruik is gesteld.

Dit voorkomt dat oude apparatuur onterecht wordt meegenomen in rapportages en geeft beter inzicht in welke assets daadwerkelijk onderdeel zijn van de operationele IT-omgeving.

Gebruik de inventaris als basis voor hardwarebeheer

Een complete inventaris is meer dan een lijst met apparaten. De informatie kan worden gebruikt als basis voor verschillende processen binnen IT-beheer.

Denk bijvoorbeeld aan:

• Het plannen van hardwarevervanging
• Het beheren van garanties en onderhoud
• Het terugvinden van apparaten
• Het beheren van IT-kosten
• Het verbeteren van security en compliance
• Het ondersteunen van audits
• Het plannen van de IT-lifecycle

Van overzicht naar actief beheer

Wie alle IT-hardware goed in kaart brengt, krijgt een duidelijker beeld van de IT-omgeving. De organisatie weet welke apparatuur aanwezig is, waar deze zich bevindt en welke status ieder apparaat heeft.

Dat overzicht vormt vervolgens een belangrijke basis voor het verdere beheer van hardware. Door de inventaris actueel te houden en wijzigingen consequent te registreren, wordt het eenvoudiger om IT-assets gedurende hun volledige levenscyclus te beheren.